Inhaltsübersicht

• Bedeutung der elektronischen Rechnungsabwicklung
• Hohe rechtliche Anforderungen
• Unterstützung durch Software und Dienstleister
• Projekt "Elektronische Rechnungsabwicklung"

Das Thema „Elektronische Rechnung“ zählte in den NEG-Umfragen 2007 und 2008 zu den E-Business-Themen, zu welchen die befragten Unternehmen einen besonders hohen Informationsbedarf äußerten. Mit dem Begleitprojekt „Elektronische Rechnungsabwicklung“ reagiert das NEG auf die Nachfrage der Unternehmen. Die im Begleitprojekt zu erarbeitenden Ergebnisse sollen kleinen und mittleren Unternehmen helfen, das Thema für sich richtig einzuschätzen, und Hilfestellung bei einer möglichen Einführung geben.

Bedeutung der elektronischen Rechnungsabwicklung

Die Vorteile der elektronischen Rechnungsabwicklung gegenüber papierbasierten Prozessen sind seit Langem bekannt. So wird geschätzt, dass sich durch den Austausch elektronischer Rechnungen allein in Deutschland pro Jahr über 50 Milliarden Euro an Bearbeitungskosten einsparen ließen (vgl. Abbildung 1). Als weitere Vorteile der elektronischen Rechnungsabwicklung werden darüber hinaus die kürzeren Forderungslaufzeiten bzw. die bessere Nutzung von Skontomöglichkeiten, die höhere Transparenz des Rechnungsstellungsprozesses und des Finanzstatus eines Unternehmens sowie die Reduzierung der Umweltbelastungen genannt.

Gleichzeitig ist zu beobachten, dass elektronische Rechnungsprozesse bisher fast ausschließlich bei Großunternehmen bzw. öffentlichen Verwaltungen eingeführt werden. Der Nutzen der Einführung elektronischer Rechnungen kann sich jedoch auch für diese erst voll entfalten, wenn die kleinen und mittleren Geschäftspartner in den elektronischen Rechnungsaustausch mit einbezogen werden. Die Möglichkeit, Rechnungen mit Lieferanten elektronisch austauschen zu können, erlangt daher bei der Auswahl von Geschäftspartnern zunehmend an Bedeutung. Die Einführung elektronischer Rechnungsprozesse ist folglich nicht nur unter dem Aspekt der Kostensenkung, sondern auch unter dem Gesichtspunkt der Differenzierung bzw. langfristigen Existenzsicherung im Wettbewerb zu sehen.

Hohe rechtliche Anforderungen

Vor allem wegen der hohen rechtlichen Anforderungen schrecken viele kleine und mittlere Rechnungssteller derzeit häufig vor der elektronischen Rechnungsabwicklung zurück. So muss, damit eine auf elektronischem Weg übermittelte Rechnung für den Vorsteuerabzug anerkannt wird, die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet werden, beispielsweise durch den Einsatz qualifizierter elektronischer Signaturen. Dabei sind die Rechnung, die elektronische Signatur und das zugehörige Zertifikat so zu archivieren, dass sie den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) genügen.

Unterstützung durch Software und Dienstleister

Mittlerweile bietet sich jedoch eine Reihe von Möglichkeiten, elektronische Rechnungen entweder mithilfe von Software-Lösungen oder mithilfe externer Dienstleister komfortabel und rechtskonform abzuwickeln (vgl. Abbildung 2). Durch diese Lösungen werden Rechnungssteller und -empfänger von einer Vielzahl von komplexen Aufgaben entlastet, die viele Unternehmen derzeit von der Einführung elektronischer Rechnungen abschrecken. Dabei existieren am Markt auch Lösungen für Kleinstunternehmer, die auch schon bei einer geringen Rechnungsanzahl sinnvoll eingesetzt werden können.

Projekt "Elektronische Rechnungsabwicklung"

Das Projekt gliedert sich in drei Phasen:

Projektphase I (2009)
Um eine fundierte Entscheidung für eine bestimmte Lösung treffen können, ist zunächst eine umfassende Marktübersicht erforderlich. In der ersten Projektphase werden daher verfügbare Lösungen vorgestellt und anhand eines systematischen Kriterienkatalogs bewertet. Dadurch wird es möglich, die einzelnen Lösungen besser zu vergleichen und relevante Angebote auszuwählen.

Projektphase II (2010)
Im Anschluss wird schwerpunktmäßig auf die Anwenderseite eingegangen. Durch Fallstudien aus verschiedenen Branchen und unter Berücksichtigung verschiedener Unternehmensgrößen sowie eine breit angelegte Kundenbefragung werden die Herausforderungen und Erfahrungen der Anwender systematisch erfasst und ansprechend aufbereitet präsentiert.

Projektphase III (2011)
Darauf aufbauend werden dann Frage-Antwort-Kataloge, Checklisten, Rechentools und Kriterienkataloge für die Bewertung, Auswahl und Integration der elektronischen Rechnungsabwicklung zur Verfügung gestellt.

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