| Warum elektronische Rechnung? |
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Inhaltsübersicht
Das Thema „Elektronische Rechnung“ zählte in den NEG-Umfragen 2007 und 2008 zu den E-Business-Themen, zu welchen die befragten Unternehmen einen besonders hohen Informationsbedarf äußerten. Mit dem Begleitprojekt „Elektronische Rechnungsabwicklung“ reagiert das NEG auf die Nachfrage der Unternehmen. Die im Begleitprojekt zu erarbeitenden Ergebnisse sollen kleinen und mittleren Unternehmen helfen, das Thema für sich richtig einzuschätzen, und Hilfestellung bei einer möglichen Einführung geben. Bedeutung der elektronischen RechnungsabwicklungDie Vorteile der elektronischen Rechnungsabwicklung gegenüber papierbasierten Prozessen sind seit Langem bekannt. So wird geschätzt, dass sich durch den Austausch elektronischer Rechnungen allein in Deutschland pro Jahr über 50 Milliarden Euro an Bearbeitungskosten einsparen ließen (vgl. Abbildung 1). Als weitere Vorteile der elektronischen Rechnungsabwicklung werden darüber hinaus die kürzeren Forderungslaufzeiten bzw. die bessere Nutzung von Skontomöglichkeiten, die höhere Transparenz des Rechnungsstellungsprozesses und des Finanzstatus eines Unternehmens sowie die Reduzierung der Umweltbelastungen genannt. Die elektronische Rechnungsabwicklung bietet signifikante Einsparungen Abbildung 1: Papierbasierte und elektronische Rechnungsabwicklung im Vergleich Gleichzeitig ist zu beobachten, dass elektronische Rechnungsprozesse bisher fast ausschließlich bei Großunternehmen bzw. öffentlichen Verwaltungen eingeführt werden. Der Nutzen der Einführung elektronischer Rechnungen kann sich jedoch auch für diese erst voll entfalten, wenn die kleinen und mittleren Geschäftspartner in den elektronischen Rechnungsaustausch mit einbezogen werden. Die Möglichkeit, Rechnungen mit Lieferanten elektronisch austauschen zu können, erlangt daher bei der Auswahl von Geschäftspartnern zunehmend an Bedeutung. Die Einführung elektronischer Rechnungsprozesse ist folglich nicht nur unter dem Aspekt der Kostensenkung, sondern auch unter dem Gesichtspunkt der Differenzierung bzw. langfristigen Existenzsicherung im Wettbewerb zu sehen. Hohe rechtliche AnforderungenVor allem wegen der hohen rechtlichen Anforderungen schrecken viele kleine und mittlere Rechnungssteller derzeit häufig vor der elektronischen Rechnungsabwicklung zurück. So muss, damit eine auf elektronischem Weg übermittelte Rechnung für den Vorsteuerabzug anerkannt wird, die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet werden, beispielsweise durch den Einsatz qualifizierter elektronischer Signaturen. Dabei sind die Rechnung, die elektronische Signatur und das zugehörige Zertifikat so zu archivieren, dass sie den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) genügen. Qualifizierte elektronische Signaturen Warum müssen Rechnungen elektronisch signiert werden? Mithilfe von elektronischen Signaturen kann festgestellt werden, ob die Rechnungsdaten tatsächlich vom angegebenen Empfänger stammen und ob die Inhalte verändert wurden. Auf die qualifizierte elektronische Signatur kann in den folgenden Fällen verzichtet werden: 1. Wenn Rechnungen von Standard-Fax zu Standard-Fax übermittelt werden. 2. Wenn zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ein anderes Verfahren vereinbart wurde, um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts beim elektronischen Datenaustausch zu gewährleisten. Wie erstelle ich eine qualifizierte elektronische Signatur? Zur Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen werden ein Kartenlesegerät, eine Chipkarte und ein elektronisches Zertifikat eines Trust Centers benötigt. Mit dem Kartenlesegerät wird ein geheimer (privater) Schlüssel auf der Chipkarte ausgelesen. Mit diesem Schlüssel wird die Nachricht unterschrieben. Das Zertifikat enthält den zugehörigen öffentlichen Schlüssel, mit dem der Rechnungsempfänger die Echtheit der Unterschrift prüfen kann. Unterstützung durch Software und DienstleisterMittlerweile bietet sich jedoch eine Reihe von Möglichkeiten, elektronische Rechnungen entweder mithilfe von Software-Lösungen oder mithilfe externer Dienstleister komfortabel und rechtskonform abzuwickeln (vgl. Abbildung 2). Durch diese Lösungen werden Rechnungssteller und -empfänger von einer Vielzahl von komplexen Aufgaben entlastet, die viele Unternehmen derzeit von der Einführung elektronischer Rechnungen abschrecken. Dabei existieren am Markt auch Lösungen für Kleinstunternehmer, die auch schon bei einer geringen Rechnungsanzahl sinnvoll eingesetzt werden können. Dienstleister und Software-Lösungen befreien von den komplexen Problemen Abbildung 2: Einbindung von Dienstleistern und Software-Lösungen in den Rechnungsaustausch Projekt "Elektronische Rechnungsabwicklung"Das Projekt gliedert sich in drei Phasen: Überblick über das Gesamtprojekt Abbildung 3: Überblick über das Gesamtprojekt
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